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Per chi ha proseguito da remoto la propria attività lavorativa, i quattro mesi di lockdown sono stati un interessante esperimento di copia-incolla della propria postazione dall’ufficio a casa, improvviso e non previsto.

Non è stato semplice né scontato ingegnarsi da un giorno all’altro per riprodurre il modus operandi professionale di sempre, spostandosi da una location attrezzata per lo scopo, a una che nella maggior parte dei casi, non lo era abbastanza.

La repentina trasformazione delle famiglie in gruppi di co-worker e co-studenti, obbligati a condividere scrivanie o tavoli, contemporaneamente connessi allo stesso router, instancabili presentatori in video-conferenze e interrogazioni scolastiche, ha posto di fronte alla necessità di organizzare meglio gli spazi, recuperando sedie ergonomiche, cuffie, monitor, e ruotando tra le stanze per avere a disposizione a turno le postazioni più adeguate.

L’obbligo di restare inchiodati al pc, ha fatto scattare una resilienza adattiva che ha indotto a migliorare ergonomicamente l’ufficio domiciliare, a inventare escamotage e nuove regole di co-abitazione, e a rendere il lavoro da remoto più fruibile ed efficace rispetto al passato.

Oggi, quattro mesi dopo, siamo di fronte allo scenario del rientro in ufficio, nella maggior parte dei casi con l’opzione di lavorare ancora da remoto, almeno fino a settembre.

A domanda specifica “Sei pronto/a?” per esperienza personale, ascoltando i pareri delle persone che lavorano in team con me, di collaboratori, colleghi, amici e conoscenti, le risposte sono raggruppabili in tre punti di vista: “Sì, non ce la faccio più!”, “Sì, ma come faccio?”, “Sì, ma anche no”.

Quelli che “Sì, non ce la faccio più”

Lavorare sempre da casa non è una modalità efficace per tutti, vuoi perché il ruolo necessita di incontri e riunioni vis-à-vis, come per i venditori, vuoi perché per psicologia e carattere dell’individuo stesso, il contatto fisico e sociale sono fonte necessaria di energia e carica empatica, irrinunciabili. Per molti, l’interazione interpersonale è linfa vitale ed energetica insostituibile, e la volontà di tornare alla normalità pre-Covid 19, prevale nettamente sulla resilienza di chi si è ben adattato allo scenario di lavoro da casa.

Quelli che “Sì, ma come faccio?”

È il punto di vista che prevale nei nuclei famigliari con bambini piccoli. Senza scuole, centri ricreativi, sportivi, né nonni, il rientro in ufficio di entrambi i genitori, non è stata finora un’opzione. Adesso che alcune strutture hanno ripreso la propria attività, sebbene in misura limitata, la gestione dei bambini è un po’ più semplice, ma resta la necessità di organizzare gli spostamenti da e verso i luoghi ricreativi più volte al giorno. Nei weekend, i genitori-lavoratori consultano le rispettive agende della settimana e tentano un diabolico tetris tra impegni professionali e attività dei figli, suddividendosi in modo quasi chirurgico i compiti. “Lunedì li porti a tennis tu e io li riprendo, mercoledì facciamo il contrario, e giovedì li accompagno io la mattina presto al centro estivo mentre tu li porti a casa per pranzo…”.

Bambini a carico, battono ogni velleità di riprendere una vita professionale ‘normale’.

Quelli che “Sì, ma anche no”

Predisposto e adeguato ergonomicamente il nuovo ufficio da remoto, magari nella seconda casa al mare o in montagna, lavorare a distanza ha i suoi vantaggi. Niente traffico e spostamenti da e verso l’ufficio, più tempo da trascorrere con la famiglia, maggiore concentrazione, meno interruzioni, livelli di produttività più alti su alcune mansioni, e di conseguenza, altro tempo che si libera.

Anche in questo caso, l’aspetto caratteriale e psicologico individuale è quello che fa la differenza: chi si è abituato a lavorare bene da casa, ne vede più vantaggi che limiti, e l’offerta di continuare così appare piuttosto ghiotta.

Che sia a luglio o a settembre, prima o poi in ufficio si dovrà pur tornare, e sia i lavoratori, sia le aziende, dovranno organizzarsi perché questo rientro sia davvero intelligente per tutti.

Lavorare solo da casa o solo dall’ufficio sono entrambe forzature che oggi hanno poco senso e che non ottimizzano la produttività. Ci sono attività che sono più efficienti da remoto, penso ad esempio ad una presentazione di slide dove non è prevista interazione tra i partecipanti, e il tempo dedicato a spostamenti logistici sarebbe solo un inutile spreco. Ce ne sono altre invece dove la presenza fisica porta valore di per sè, ad esempio in un brainstorming creativo, dove il contenuto si genera anche dall’interazione, dalla discussione e dall’empatia, non equivalentemente replicabili su piattaforme tecnologiche e digitali.

È il momento di far evolvere il remote-working dei mesi della pandemia, verso quel famoso smart working di cui tutti parlano, ma che nei fatti ancora non si è applicato nella sua vera sostanza “smart”.

Essere “smart” per un manager significa, ed esempio, organizzare la propria agenda della settimana concentrando le call e gli impegni gestibili da remoto, in uno e due giorni nei quali si lavora da casa, e programmando negli altri giorni gli incontri con i clienti, collaboratori e le riunioni vis-à-vis. Oppure, decidere sulla base delle riunioni ai quali si è stati invitati per la settimana successiva, quando è più produttivo lavorare da casa e quando è più efficace recarsi sul posto di lavoro.

“Smart” non è la location, ma è il mix logistico che risulta dalla corretta attribuzione del contenuto al suo miglior contenitore in termini di efficienza ed efficacia.

Dal punto di vista delle aziende, il cambiamento da fare è sui processi, sulle infrastrutture, e sulla cultura.

Primo, serve regolamentare il lavoro agile in modo meno vincolato e stringente rispetto ad oggi, ad esempio lasciando decidere al dipendente quante giornate fare da remoto, seguendo la programmazione della propria agenda.

Secondo, le strutture e dotazioni tecnologiche fornite ai dipendenti, devono rendere efficace e pratico il lavoro da qualsiasi postazione alternativa all’ufficio. A questo punto la scrivania assegnata non è più necessaria per tutti, mentre le sale riunioni prenotabili dal proprio PC diventano fondamentali per pianificare gli incontri vis-à-vis.  

Terzo, lo smartworking deve essere interiorizzato correttamente nella cultura aziendale, posizionato come un’opportunità di ottimizzazione autonoma del proprio mix tra lavoro da casa e in ufficio.

Il lavoratore ci guadagnerà in termini di efficienza e di work-life-balance, mentre l’azienda avrà dipendenti più produttivi e soddisfatti, e minori costi legati alla presenza in ufficio.

Facciamo uno sforzo, prepariamoci bene, e poi dai, “Settembre, andiamo. È tempo di rientrare”.