Onlyoffice
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In tempi di pandemia, è essenziale poter contare su una collaborazione efficace tra colleghi che spesso si trovano a lavorare in remoto e hanno la necessità di condividere file e documenti in modo semplice. Onlyoffice Workspace è la nuova versatile piattaforma di collaborazione realizzata da Ascensio System che permette anche alle PMI di organizzare al meglio ogni aspetto del lavoro, di migliorare la produttività e di dimenticarsi delle VPN, dei Firewall, e volendo anche dei server e dei sistemi di backup grazie alle soluzioni in cloud. 

Disponibile oggi anche in Italia, numero uno al mondo e già scelta da oltre 7 milioni di utenti, Onlyoffice è l’innovativo collaborative online office che include una serie di tool per la gestione di tutte le attività che fanno parte dell’operatività quotidiana di aziende e dipendenti: dalle email alla creazione e gestione di documenti perfettamente compatibili con Microsoft Office, dalla creazione di calendari condivisi alla gestione di task e gruppi di lavoro.

“Ascensio System SIA è stato il primo operatore a creare un editor web di documenti, adottando elementi Canvas HTML5. Questo ci permette di essere un passo avanti rispetto ai nostri competitor, offrendo ai nostri clienti la suite di lavoro più completa e ricca di funzioni sul mercato”, spiega Lev Bannovfondatore e CEO di Ascensio System. “Abbiamo ideato Onlyoffice con il desiderio di semplificare e ottimizzare l’operatività di aziende e dipendenti: volevamo che fosse il più completa possibile, per consentire di svolgere tutte le attività quotidiane in modo semplice e intuitivo. Come per un orologio svizzero, tutto deve essere perfetto e per poter funzionare al meglio”.  

L’editor online integrato in Onlyoffice consente di creare e modificare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni in modo semplice e veloce; permette inoltre di gestire i progetti determinando obiettivi ed attività giorno per giorno. Il team di lavoro può essere più organizzato e produttivo grazie al calendario integrato e alla possibilità per i suoi membri di comunicare tra loro in tempo reale utilizzando la chatroom e strumenti di messaggistica integrati. È possibile lavorare online da qualsiasi browser e sistema operativo ed una app desktop per Windows, Linux e Mac OS consente di editare i documenti offline per poter lavorare ovunque e in qualsiasi momento. In aggiunta sono disponibili app ad hoc per i dispositivi Android e iOS. 

La novità 2020 di Onlyoffice Workspace

La nuova versione di 11.0 Onlyoffice Workspace, disponibile in versione Community ed Enterprise, quest’ultima installabile sul server aziendale, introduce alcune novità rivoluzionarie per gli utenti on-premise, grazie all’aggiornamento del Community Server e del pannello di controllo. 

Il pannello di controllo include strumenti per configurare e amministrare rapidamente Onlyoffice sul server aziendale. Consente di risparmiare tempo ed energie quando è necessario fare un backup, permette la gestione centralizzata delle utenze con SSO e LDAP e il monitoraggio delle azioni degli utenti, fornisce funzionalità di white label per utilizzare la piattaforma con il proprio brand e offre multi-tenancy per creare uffici web separati per le diverse filiali aziendali. 

Crittografia end-to-end per proteggere la digital collaboration tra colleghi A partire dalla versione 11.0, gli utenti della versione Enterprise hanno accesso alle Private Room, che sono perfette per chi lavora con i dati sensibili. Si tratta di ambienti di lavoro protetti in cui ogni carattere digitato viene criptato utilizzato l’impenetrabile algoritmo AES-256, attivo anche quando si stanno editando documenti in real-time con i colleghi.    

Crittografia dei dati inattivi per proteggere lo storage La versione Enterprise consente agli utenti di proteggere i dati inattivi contro le violazioni ed assicurare la conformità HIPAA dei servizi di team. Se l’opzione di crittografia dell’archiviazione è abilitata, tutti i file archiviati in Onlyoffice verranno crittografati utilizzando l’Advanced Encryption Standard, cifrario a blocchi simmetrico, noto anche come Rijndael, che crittografa blocchi di dati di 128 bit utilizzando chiavi simmetriche di 256 bit. In aggiunta, è stata migliorata sensibilmente la sicurezza dell’autorizzazione.  

Miglioramenti nella produttività La piattaforma di collaborazione è stata migliorata per aumentare la produttività e semplificare l’operatività. La navigazione nel sistema di management dei documenti è stata resa molto più semplice, è possibile contrassegnare i file come preferiti, per poterli trovare in modo semplice nella relativa cartella. É inoltre possibile avere un accesso istantaneo ai file modificati di recente grazie all’apposito folder. 

La nuova tipologia di diritto di accesso, chiamata “filtro personalizzato” aiuterà i team che devono lavorare sui fogli di calcolo nell'ordinamento dei dati in tempo reale. Gli utenti che utilizzano il filtro personalizzato potranno modificare il filtro, ma tutte le loro azioni non distrarranno gli altri durante la modifica condivisa e non verranno salvate nel file. In aggiunta, è possibile scegliere facilmente la modalità preferita per ricevere le notifiche, ad esempio sulla condivisione di un documento. Nella versione 11.0 è possibile configurare la ricezione delle notifiche tramite Telegram, una delle app di messaggistica più popolari al mondo.
 

Editor aggiornati e sempre più performanti

Onlyoffice Workspace include la versione 6.0 degli editor, che si è arricchita di nuove funzioni. In questa versione, l'editor dei fogli di calcolo contiene una nuova funzionalità per la creazione delle tabelle pivot. Le tabelle pivot consentono agli utenti di analizzare i dati e a trovare i pattern. Dopo aver creato una tabella pivot, è possibile aggiungere e spostare i dati, aggiungere filtri e altro ancora. 

La nuova versione, inoltre, comprende gli Slicers per le tabelle formattate. Questa funzionalità consente di filtrare rapidamente i dati e aiuta ad indicare lo stato dei filtri per capire quali dati sono attualmente visualizzati. Un’altra funzione molto utile è quella che consente di rimuovere i duplicati; la duplicazione dei dati può avvenire quando i record vengono inseriti più di una volta. Per evitare che questo influisca sui calcoli, è possibile rimuovere automaticamente i duplicati utilizzando il nuovo tool. In aggiunta, la versione 6.0 dell'editor di fogli di calcolo di Onlyoffice contiene una serie di miglioramenti che consentono di incrementare la produttività, tra cui nuove scorciatoie per l'inserimento e l'eliminazione di celle, righe e colonne, l'inserimento di data e ora e Onlyoffice Docs è disponibile in una versione Community gratuita e in una versione Enterprise che contiene diverse funzionalità pro (controllo dei contenuti, confronto dei documenti), supporto tecnico e funzionalità di clustering. Gli sviluppatori possono incorporare Docs nelle loro applicazioni web utilizzando la Developer Edition. Docs può essere integrata con le applicazioni di sincronizzazione e condivisione più diffuse, come ownCloud, Nextcloud, Seafile, ecc.
 I prezzi per partono da 1750 dollari per licenza a vita (tariffa Enterprise per 50 utenti): in aggiunta è disponibile una versione Community, completamente gratuita e open-source il cui utilizzo è limitato a 20 utenti. Questo sarebbe degno di nota perché la versione per la comunità è molto popolare tra i piccoli team, ed è anche un buon modo per provare la soluzione.
Onlyoffice, per le sue caratteristiche, è una valida ed economica alternativa a popolari suite come Office 365 e Google Docs: garantisce inoltre il 100% di compatibilità con i formati file più popolari (come DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, PDF, HTML, PPT, PPTX e molti altri). Per mettere alla prova tutte le funzioni, è possibile testare gratuitamente per 180 giorni la piattaforma nella sua versione cloud.